• Smart Scan 2
  • Umango
  • Document Navigator
  • ECM Portal

 

Aplikacja Smart Scan 2 służy do przenoszenia treści z dokumentów papierowych do plików edytowalnych typu Word czy Exel, oraz do przeszukiwalnego PDF. Wszystko dzięki technologi zwanej OCR.

Rozwiązanie Smart Scan wyróżnia się na tle innych, że jest dostępne bezpośrednio z panelu dotykowego urządzenia MFP.

Skanowane dokumenty lądują po chwili w formie cyfrowej na wybranej skrzynce e-mail bądź katalogu sieciowym.

Możliwość zastosowania dodatkowych opcjonalnych wtyczek:
Przetwarzanie dokumentów zapisanych w Hot Folderze
Rozdzielanie zestawu dokumentów po kodzie kreskowym
Przetwarzanie dokumentów przesłanych mailem

Elastyczne tworzenie obiegu przetwarzania dokumentu
Możliwość konfiguracji różnych opcji wprowadzania dokumentu
Możliwość wyboru różnych opcji przetwarzania dokumentu i formatów wyjściowych
Możliwość konfiguracji różnych opcji przesyłania/zapisywania dokumentów przetworzonych

Najważniejsze korzyści

Przyśpieszenie w biznesie
To integracja technologii sprawdzonej już w urządzeniach bizhub z funkcją rozpoznawania i digitalizacji tekstów (OCR) o potężnej wydajności
Łatwy dostęp do przetworzonych danych i informacji dzięki możliwości przeszukiwania treści dokumentów

Nowoczesne standardy biura:

Poprawa jakości pracy
Udoskonalenie standardu obiegu dokumentów
Komfort pracy zatrudnianej kadry i możliwość koncentracji na właściwych zadaniach

Szybka droga od dokumentu papierowego do edycji

Umango tworzy aplikacje, które są potężne, a jednocześnie łatwe do wdrożenia, konfiguracji i użytkowania.
Dzięki integracji z produktami takimi jak Microsoft SharePointTM, FileBoundTM, AlfrescoTM i wieloma innymi rozwiązaniami, Umango zapewnia potężna platformę do budowania wymagających procesów związanych z obrazowaniem dokumentów. Szybkość i dokładność w przetwarzaniu dokumentów, które zapewnia Umango, pozwoli Twojej firmie uzyskać dostęp do informacji szybko i łatwo.

Przechwytuj dane z dokumentów
Profesjonalne skanowanie wsadowe dla średnich i dużych
organizacji, które potrzebują szybko i łatwo skanować,
indeksować i zapisywać dokumenty. Dokumenty można
profilować na PC, obsługiwanym urządzeniu MFP lub tablecie /
urządzeniu mobilnym.

Pracuj na zdjeciach z telefonu i tabletu
Zrób zdjęcie dokumentu lub kodu kreskowego, a następnie
profiluj i eksportuj do ujednoliconego miejsca docelowego. Pracuj
poza biurem, a po powrocie zsynchronizuj dokumenty, zgodnie
z wprowadzonymi zmianami. Umango zapewnia szybki i skuteczny
sposób wykorzystania wszystkich zdjęć z urządzenia mobilnego.

Konwertuj dokumenty do różnych
formatów
Zautomatyzowana konwersja plików do różnych formatów,
w tym edytowalnych, bez interwencji użytkownika. Po konwersji,
podziale i oczyszczeniu, dokumenty mogą być kierowane do wielu
miejsc docelowych jednocześnie.

Skanuj na urządzeniach
wielofunkcyjnych MFP
Wybierz zadanie, zeskanuj dokumenty, wyodrębnij swoje dane
i profiluj wszystkie szczegóły na obsługiwanym urządzeniu
wielofunkcyjnym. Ustaw poziomy automatyzacji, aby tylko
przeglądać niezbędne informacje. Szybko, łatwo i wydajnie!
Skanowanie i profilowanie dokumentów bezpośrednio na urządzeniu
MFP może znacząco podnieść wydajność i produktywność
w środowisku biurowym.

Umango to rozwiązanie do elastycznego, wydajnego skanowania oraz nazywania, indeksowania, konwersji i przechowywania dokumentów. Jego instalacja, konfiguracja i obsługa jest prosta, co umożliwia szybkie i bezproblemowe wdrażanie projektów.

Dzięki funkcjom inteligentnego skanowania, przetwarzania i dystrybucji, aplikacja Konica Minolta Document Navigator zapewnia sprawną organizację obiegu dokumentów w firmie. To proste i elastyczne rozwiązanie umożliwia niezawodną obsługę procesów związanych z dokumentami, a jednocześnie pozwala pracownikom biura skoncentrować się na ich głównych zadaniach.

Podczas codziennej pracy w biurze większość pracowników poświęca dużo czasu na wykonywanie powtarzalnych zadań. Dokumenty należy zeskanować, przetworzyć i dostarczyć w jedno lub więcej miejsc, np. do innego działu, systemu CRM lub elektronicznego archiwum. Wszystkie takie zadania administracyjne wymagają wielu czynności wykonywanych ręcznie dla każdego dokumentu.

Dzięki Document Navigator, codzienne procedury obiegu dokumentów można obsługiwać pewnie i bez wysiłku. Za jednym kliknięciem aplikacja automatycznie odczytuje wymagane informacje – takie jak np. numer faktury, wystawca lub data – i w sposób inteligentny przetwarza treść dokumentu. Na przykład po rozpoznaniu, że dokument jest fakturą, jest on od razu przekazywany do działu księgowości. Dokumenty mogą być również nazywane domyślnie według wystawcy i numeru faktury. Osoba obsługująca nie musi nawet wprowadzać metadanych, gdyż Document Navigator dodaje je automatycznie.

Funkcje inteligentnego skanowania, przetwarzania i dystrybucji zapewniają w pełni zautomatyzowany obieg dokumentów. Aplikacja Document Navigator przyspiesza i podnosi wydajność procedur wewnętrznych, pomaga w redukcji kosztów i umożliwia firmom skupienie się na naprawdę istotnych zadaniach, bez tracenia czasu na czasochłonne procedury administracyjne.

Skanowanie dokumentów

Różne źródła: Dane można pobierać z różnych źródeł, takich jak urządzenia Konica Minolta z OpenAPI, komputery stacjonarne poprzez klienta desktopowego, e-maile odbierane przez zarejestrowany serwer e-mail, bazy danych, serwery FTP oraz foldery systemu Windows monitorowane przez aplikację Document Navigator.
Wbudowane w urządzenie wielofunkcyjne: Proces rozpoczyna się bezpośrednio od panelu urządzenia wielofunkcyjnego bizhub. Stwarza to dogodną możliwość wprowadzenia ewentualnych dodatkowych informacji, takich jak nazwa dokumentu, wybór lokalizacji docelowych, dodanie metadanych.
Bezpieczne skanowanie: Czynności w aplikacji Document Navigator wymagają uwierzytelnienia użytkownika. Administrator może również przypisywać poszczególne procesy do określonych użytkowników lub grup.
Ograniczenie opcji skanowania: Administrator może przypisać ustawienia skanowania do określonych procesów, aby kontrolować parametry takie jak rozmiar i lokalizacja plików. Może na przykład zezwolić na stosowanie wyższych rozdzielczości w przypadku ważnych dokumentów oraz przypisać skanowanie czarno-białe do dokumentów i zadań, które nie wymagają kolorowej wersji cyfrowej.

Dystrybucja dokumentów

Lokalizacja sieciowa: Skanowane dokumenty dostarczane są bezpośrednio do żądanych folderów sieciowych, wybieranych na panelu MFP lub automatycznie adresowanych zgodnie ze specyfikacją zadania.
Wtyczki do najbardziej popularnych systemów: Dokumenty mogą być przechowywane w kilku bazach danych ERP/DMS/CRM lub środowiskach chmury, takich jak SharePoint, Google Drive, Windream lub Docuware. Obsługę większości systemów elektronicznych zapewnia dostępny generator XML.
Adres e-mail: Zdefiniowane lub wybierane z panelu MFP lokalizacje zapewniają dogodne przekazywanie dokumentów na dowolny wewnętrzny lub zewnętrzny adres e-mail. Adresy e-mail można również pobierać z usługi Active Directory lub książki adresowej LDAP.
Serwer FTP i baza danych: Dokumenty można przesyłać bezpośrednio na serwer FTP lub do bazy danych, np. SQL.

Aplikacja ECM Portal to przede wszystkim archiwum dokumentów z możliwością ich opisywania i zapewnienia
odpowiednich praw dostępu. Dzięki możliwości klasyfikacji na poziomie skanowania, dokumenty trafiają do odpowiednich bibliotek w archiwum. Tryb Poczekalni pozwala na dodatkowy opis dokumentów oraz ich archiwizację z automatycznym nadaniem unikalnej sygnatury. Rozbudowany moduł OCR pozwala na rozdzielanie skanowanych masowo dokumentów oraz
ich zapis w postaci plików przeszukiwanych. Dzięki temu wyszukiwanie informacji biznesowych może odbywać się również po treści przechowywanych w systemie dokumentów.

W celu zapewnienia stałego dostępu do dokumentów i informacji korporacyjnych, rozwiązanie jest dostępne z poziomu przeglądarki internetowej. Aplikacja pozwala również uprawnionym użytkownikom na śledzenie wszystkich czynności wykonywanych przy poszczególnych dokumentach, kontrolowanie wersji oraz historii zmian. Co więcej, w celu ochrony dokumentów podlegających retencji, ECM Portal zapewnia ich bezpieczne przechowywanie przez zdefiniowany wcześniej okres.

Kolejną ważną funkcjonalnością rozwiązania jest moduł do zarządzania sprawami. Dzięki niemu, użytkownicy mogą organizować dokumenty w obrębie wybranych spraw np. możliwość łatwego dostępu do dokumentów z poziomu przeglądarki internetowej, ich szybkiego wyszukiwania oraz bezpieczeństwo w zakresie przechowywanych informacji. Dodatkową, ważną funkcjonalnością jest integracja rozwiązania z urządzeniami wielofunkcyjnymi Konica Minolta Bizhub, co gwarantuje jeszcze prostszą i szybszą digitalizację dokumentów papierowych - projektów, zamówień, kontraktów itp. Moduł spraw pozwala
na szybką agregację danych biznesowych zawartych w ECM Portalu l ub w innych systemach wewnętrznych firmy.

Dodatkowa funkcjonalność witryny intranetowej w aplikacji ECM Portal zapewnia szerokie możliwości w zakresie współdzielenia informacji w przedsiębiorstwie. Na witrynach systemu możemy tworzyć strony z aktualnościami firmowymi, biblioteki dokumentów publicznych, kalendarze użytkowników, a także odnośniki do stron korporacyjnych. Dzięki możliwości jednoczesnej pracy wielu użytkowników na dokumencie, pracownicy maja pewność, że dostępna wersja dokumentu jest obecnie obowiązującą.