Ile naprawdę kosztuje drukowanie w firmie? Toner, serwis, papier i koszt jednej strony

Koszt drukowania w firmie to nie tylko cena tonera albo miesięczna rata za urządzenie. W praktyce na realny koszt jednej strony wpływa kilka elementów: materiały eksploatacyjne, papier, serwis, części, liczba wydruków, udział druku kolorowego oraz ewentualne przestoje urządzenia.

Dlatego przy wyborze kserokopiarki do biura nie warto patrzeć wyłącznie na cenę zakupu. Tańsze urządzenie może okazać się droższe w codziennym użytkowaniu, jeśli ma wysoki koszt tonera, częste awarie albo nie jest dopasowane do miesięcznego wolumenu wydruków.

Jeśli dopiero wybierasz sprzęt do firmy, zobacz także główny poradnik: jak wybrać kserokopiarkę do biura.

Co składa się na koszt drukowania w firmie?

Realny koszt drukowania obejmuje więcej niż sam toner. W firmach, które drukują regularnie, trzeba brać pod uwagę cały koszt użytkowania urządzenia przez miesiące i lata.

• toner lub tusz,
• papier,
• bębny i inne części eksploatacyjne,
• przeglądy i naprawy,
• serwis urządzenia,
• koszt wydruków monochromatycznych i kolorowych,
• czas przestoju przy awarii,
• ratę wynajmu, dzierżawy albo koszt zakupu urządzenia.

Koszt jednej strony: jak go rozumieć?

Koszt jednej strony to orientacyjna kwota, jaką firma płaci za wykonanie jednego wydruku lub jednej kopii. Może być liczony inaczej w zależności od tego, czy urządzenie jest kupione, wynajmowane czy objęte umową serwisową.

Najprostszy sposób myślenia wygląda tak:

Koszt jednej strony = wszystkie koszty drukowania w danym okresie / liczba wykonanych stron

Do kosztów warto doliczyć nie tylko toner, ale też papier, serwis, części eksploatacyjne i ewentualną miesięczną opłatę za urządzenie. Dopiero wtedy można ocenić, ile naprawdę kosztuje drukowanie w firmie.

Druk mono i kolor: dlaczego koszt jest różny?

Wydruki monochromatyczne, czyli czarno-białe, są zwykle tańsze niż wydruki kolorowe. Wynika to z prostszej eksploatacji i mniejszej liczby materiałów potrzebnych do wykonania strony.

Druk kolorowy może być droższy, ale w wielu firmach jest potrzebny: do ofert, prezentacji, wykresów, materiałów szkoleniowych, dokumentów dla klientów i materiałów marketingowych.

Przy wynajmie kserokopiarki często rozlicza się osobno liczbę kopii mono i kolor. Dzięki temu firma może lepiej kontrolować koszty i płacić za realne wykorzystanie urządzenia.

Toner to nie wszystko

Wiele firm ocenia koszt drukowania tylko przez cenę tonera. To błąd, bo toner jest tylko jednym z elementów eksploatacji. Ważna jest także jego wydajność, czyli liczba stron, którą można wydrukować na jednym zestawie materiałów.

Droższy toner może być bardziej opłacalny, jeśli wystarcza na większą liczbę stron. Z kolei tani materiał eksploatacyjny może generować wyższy koszt jednej strony, jeśli szybko się kończy albo wpływa na jakość pracy urządzenia.

Papier też wpływa na koszt

Papier wydaje się drobnym kosztem, ale przy dużej liczbie wydruków staje się zauważalnym elementem budżetu. Firma, która drukuje kilka tysięcy stron miesięcznie, powinna doliczać papier do realnego kosztu jednej strony.

Znaczenie ma również format. Standardowe dokumenty A4 będą tańsze w codziennym obiegu niż większe wydruki A3. Jeśli nie wiesz, który format będzie lepszy, sprawdź poradnik: kserokopiarka A3 czy A4.

Serwis i części eksploatacyjne

Kserokopiarka pracująca codziennie wymaga obsługi technicznej. Nawet dobre urządzenie potrzebuje przeglądów, wymiany części eksploatacyjnych i reakcji serwisowej w razie awarii.

Jeśli firma kupuje urządzenie na własność, musi liczyć się z kosztami napraw i części. Przy wynajmie lub dobrej umowie serwisowej część tych kosztów może być przewidywalna i ujęta w stałej współpracy.

Dlatego przy analizie kosztów warto sprawdzić, co obejmuje serwis kserokopiarek i jak szybko można uzyskać pomoc w razie problemów z urządzeniem.

Przestój urządzenia też kosztuje

Awaria kserokopiarki to nie tylko koszt naprawy. To także czas, w którym pracownicy nie mogą drukować umów, faktur, dokumentów magazynowych, ofert albo materiałów dla klientów.

W firmach, które drukują dużo, przestój może być bardziej kosztowny niż sama część serwisowa. Dlatego niezawodność urządzenia i dobra obsługa techniczna mają bezpośredni wpływ na realny koszt drukowania.

Zakup czy wynajem: co łatwiej kontrolować?

Przy zakupie firma płaci za urządzenie od razu, a potem osobno ponosi koszty tonerów, części, serwisu i napraw. Taki model daje własność sprzętu, ale utrudnia przewidywanie całkowitych kosztów.

Przy wynajmie lub dzierżawie część kosztów można uporządkować w jednej umowie. Firma wie, ile płaci miesięcznie i jak rozliczane są wydruki mono oraz kolor. Więcej o tym znajdziesz w poradniku: wynajem kserokopiarki czy zakup.

Jak obniżyć koszt drukowania w firmie?

Najlepszym sposobem na obniżenie kosztów nie zawsze jest wybór najtańszego urządzenia. Ważniejsze jest dopasowanie sprzętu do realnych potrzeb firmy.

• dobierz urządzenie do miesięcznego wolumenu wydruków,
• sprawdź koszt wydruku mono i kolor,
• nie wybieraj koloru, jeśli firma go realnie nie potrzebuje,
• kontroluj liczbę wydruków kolorowych,
• wybieraj urządzenia z dobrą dostępnością serwisu,
• regularnie wykonuj przeglądy,
• porównuj całkowity koszt użytkowania, a nie tylko cenę zakupu.

Nowe czy poleasingowe urządzenie a koszt druku

Koszt drukowania zależy także od klasy urządzenia. Profesjonalna kserokopiarka biurowa może być bardziej opłacalna niż tanie urządzenie, jeśli drukuje dużo, stabilnie i ma niższy koszt strony.

Firmy, które chcą ograniczyć koszt zakupu, mogą rozważyć urządzenia poleasingowe. To często sprzęt klasy biznesowej, który po odpowiednim przygotowaniu może dobrze sprawdzić się w codziennej pracy biura.

Aktualne modele możesz sprawdzić w sekcji produkty.

Podsumowanie

Koszt drukowania w firmie to suma wielu elementów: tonera, papieru, serwisu, części, wolumenu wydruków, koloru i sposobu finansowania urządzenia. Sama cena kserokopiarki nie mówi jeszcze, czy sprzęt będzie tani w codziennym użytkowaniu.

Najlepiej patrzeć na całkowity koszt użytkowania i koszt jednej strony. Dzięki temu łatwiej wybrać urządzenie, które będzie nie tylko dobrze drukować, ale też realnie pasować do budżetu firmy.